A Munka Törvénykönyve nem állítja kötelezettségként a munkáltatók számára egy munkavédelmi szabályzat létrehozását. Elégséges lehet néhány egyedi utasítás kiadása a például a egyéni védőeszköz juttatás rendjéről, védőital juttatás rendjéről, orvosi vizsgálatok rendjéről vagy az oktatások rendjéről. A legtöbb esetben mégis indokolt lehet egy átfogó dokumentum a balesetmegelőzés és az egészségvédelem céljával, hiszen csak így garantálható, hogy az egyes utasítások ne álljanak egymással ellentmondásban, illetve hogy a munkavállalók és a munkáltatók is egy helyen lássák a rájuk vonatkozó teendőket, feladatokat, kötelezettségeket, sőt a határidőket és a felelősségvállalás rendjét is.
A munkavédelmi szabályzat létezése nincs létszámhoz vagy tevékenységi körhöz kötve. A dokumentum létezése csupán azon múlik, hogy a munkáltató valóban felelősséget érez-e a munkavállalók biztonságáért, és kiteszi-e magát ezen a téren akár rendszeres vizsgálatoknak is. Amennyiben ugyanis a munkáltató egyszer megalkotja a munkavédelmi szabályzatot, azt a munkavédelmi hatóság is rendszeresen vizsgálhatja.
A www.activesafety.hu szakértői két esetben javasolják a cégvezetőknek, hogy lépjenek magasabb szintre és készíttessenek munkavédelmi szabályzatot: amennyiben zavaróan sokszor kerülnek elő a működésük során az alábbi témák, illetve ha még soha nem hallott róluk: Az alkalmazás munkavédelmi feltételei (egészségi alkalmasság, szükséges képzettség); munkavédelmi oktatás minősége és gyakorisága; egyéni védőeszközök, védőital, tisztálkodási eszközök; távmunka; elsősegély; munkabalesetek; megbetegedések bejelentései. Akár túl sok fejtörést okoznak ezek a témák, akár túl keveset hallott róluk, valószínűleg mindkét eset az optimálistól eltérő működésre utal.